Wat is Exchange Online en wat zijn de voordelen?
Home » Nieuws » Wat is Exchange Online en wat zijn de voordelen?
Wat is Exchange Online en wat zijn de voordelen?

E-mail is nog springlevend

16 september 2019

De meeste bedrijven gebruiken e-mail nog steeds als primaire vorm van communicatie tussen hun klanten en hun medewerkers. Social media is een krachtig hulpmiddel dat vaak wordt gebruik voor communicatie tussen bedrijven en klanten, maar social media is nog lang niet klaar om e-mail volledig te vervangen. Zonder e-mails kunnen we niet effectief communiceren met onze klanten.

E-mail heeft een thuis gevonden in de cloud

Microsoft biedt zijn Exchange Online e-mailplatform als een service aan vanuit de cloud, hetzij als een op zichzelf staand product of als onderdeel van een Office 365 abonnement. Cloud gebaseerde e-mailplatforms zijn een populair alternatief voor oplossingen op locatie (on-premise) vanwege de vele voordelen die hieronder worden vermeld.

Wat is Exchange Online?

Exchange Online kun je zien als een e-mailserver die wordt gehost en onderhouden in de cloud, door Microsoft. Wat betreft toegankelijkheid en functionaliteit is er geen verschil tussen een traditionele Exchange-server op locatie en Exchange Online. Er zijn echter veel verschillen tussen de twee als het gaat om kosten, betrouwbaarheid en onderhoud.

Moet ik mijn lokale e-mailserver upgraden of naar de cloud gaan?

Als je dit nieuwsartikel leest, is de kans groot dat je een beslissing moet nemen over je zakelijke e-mail en overweeg je om over te schakelen van je verouderde Exchange server naar een cloud gebaseerd alternatief - wat waarschijnlijk Exchange Online is.

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun e-mails naar de cloud te verplaatsen in plaats van te investeren in het bijwerken van hun lokale e-mailserver. De onderstaande vergelijkingen helpen je te begrijpen waarom.

Hardware- en licentiekosten

Kosten zijn een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven overstappen op Exchange Online. De overstap is een complete no-brainer voor de meeste organisaties, met name startups en kleine bedrijven met een beperkt IT-budget.

Wanneer je de kosten opsplitst, is het gemakkelijk te begrijpen waarom zoveel bedrijven overstappen. Wanneer je een lokale e-mailserver aanschaft (of een upgrade doet), moet je Windows-server en Exchange-licenties aanschaffen, naast client toegangslicenties voor elke gebruiker binnen je organisatie. Alleen de licentiekosten kunnen al duizenden euro's bedragen, en dan hebben we het nog niet gehad over de hardware.

Laten we ook de terugkerende kosten niet vergeten die gepaard gaan met het hosten van een on-premise server. Je moet rekening houden met kosten die verbonden zijn aan het 24/7 voeden van de server, het onderhoud en een degelijke back-up oplossing.

Ter vergelijking, Exchange Online biedt alle bovengenoemde functies voor een maandelijks bedrag dat begint vanaf slechts 3,40 euro per gebruiker per maand (op het moment van schrijven). Gaan we uit van een organisatie met 10 medewerkers, kom je uit op een bedrag van 408 euro per jaar.

Betrouwbaarheid

Over het algemeen zijn cloud e-maildiensten betrouwbaarder dan lokale e-mailservers. Met een lokale oplossing kan de betrouwbaarheid van de service ernstig worden beïnvloed door stroomuitval of hardware storingen, zeker als er geen redundantie is ingevoerd.

Met een lokale Exchange server ben je bovendien zelf verantwoordelijk voor het serveronderhoud. Dit onderhoud omvat updates, patches, algemeen beheer en beveiliging. Als je niet genoeg tijd investeert in het correct onderhouden van je server, wordt deze onbetrouwbaar.

Onderhoud

Met Exchange Online is de uptime van de e-mailservice de verantwoordelijkheid van de leverancier. Het vertrouwen van Microsoft in de betrouwbaarheid van hun cloud-platform wordt financieel ondersteund met een uptime garantie van 99,9%. Exchange Online biedt alle functionaliteit van je lokale Exchange server zonder de verantwoordelijkheid van doorlopend onderhoud of afhankelijkheid van redundantie in geval van een storing.

Microsoft servers op locatie vereisen een minimale hoeveelheid gepland en ongepland onderhoud in de vorm van patchen, uitrollen van updates en servicepacks. Het implementeren van dit soort onderhoud kan behoorlijk complex zijn. Als regelmatig onderhoud niet regelmatig wordt uitgevoerd, loop je het risico je bedrijfse-mail in gevaar te brengen.

Met Exchange Online ligt de verantwoordelijkheid van alle beveiligingsupdates, patches en upgrades bij Microsoft. Uiteraard moet de omgeving wel geconfigureerd en beheerd worden door je IT-partner maar alle onderhoudstaken vallen onder de verantwoordelijkheid van Microsoft.

Versie updates

Zodra je lokale Exchange server verouderd raakt, moet je nieuwe serverlicenties en client toegangslicenties aanschaffen. Zoals eerder vermeld, kunnen deze kosten, afhankelijk van de grootte van je bedrijf, oplopen tot duizenden euro's. Met Exchange Online wordt je Exchange versie altijd en zonder extra kosten bijgewerkt naar de nieuwste versie.

Schaalbaarheid

Misschien hadden we schaalbaarheid in de kostensectie moeten opnemen, maar dit voordeel verdient zijn eigen plekje. Bovendien houdt het verband met het punt dat we hierboven hebben gemaakt over versie updates.

Exchange Online is qua schaalbaarheid een stuk flexibeler dan zijn lokale broertje. Met een lokale Exchange serveroplossing moet je ervoor zorgen dat je voldoende licenties aanschaft voor nieuwe medewerkers die na verloop van tijd bij het bedrijf komen. Als je bedrijf echter een onverwachte tegenslag heeft en het personeelsbestand neemt af (hopelijk niet), zit je met een overschot aan licenties waar je niets aan hebt.

Exchange Online werkt als abonnement en je kunt licenties/gebruikers flexibel toevoegen en verwijderen zonder extra kosten.

Exchange Online functies

Op het moment van schrijven is Exchange Online beschikbaar in twee verschillende smaken, namelijk Plan 1 en Plan 2. Hieronder een beknopt overzicht van wat is inbegrepen:

Postvakopslag: Een ander voordeel van het gebruik van een cloud gebaseerde e-mailoplossing is dat je je geen zorgen hoeft te maken over onvoldoende schijfruimte. Met Exchange Online Plan 1 heeft iedere gebruiker 50 GB aan postvakopslag. Deze opslag wordt verhoogd tot 100 GB per gebruiker als je een upgrade uitvoert naar Plan 2.

Outlook Web Access (OWA): Exchange Online omvat toegang tot bedrijfse-mail via Microsofts Outlook web client.

Exchange Online Protection: Elk postvak is beveiligd met anti-malware en anti-spambeveiliging via Exchange Online Protection.

Alle Microsoft Exchange functies inbegrepen: Met Exchange Online kun je dezelfde functies gebruiken die zijn opgenomen in de lokale oplossing. Dit omvat bijvoorbeeld toegang tot alle functies voor samenwerken zoals gedeelde agenda's, globale adreslijsten, groepen en meer.

Het eindoordeel

Het is heel moeilijk om een Exchange server op locatie aan te bevelen boven Exchange Online zodra je de voor- en nadelen hebt afgewogen die in dit artikel worden beschreven. In de meeste opzichten is het zowel commercieel als financieel zinvol voor kleine bedrijven om voor Exchange Online te kiezen.

Als je niet zeker weet welk e-mailplatform de juiste oplossing is voor jouw bedrijf, bel dan 0572 - 381043 of mail naar verkoop@locosoft.nl en krijg deskundig advies!

Voor iedereen die betrokken is bij zakelijke ICT toepassingen

Ben je wel eens betrokken bij zakelijke ICT toepassingen of gewoon geïnteresseerd in ontwikkelingen op dit gebied?

Ontvang en lees dan één keer per maand de ICT nieuwsbrief om optimaal geïnformeerd te blijven.

akkoord icoon Je gaat akkoord met onze voorwaarden.

© 2018 Locosoft B.V. Alle rechten voorbehouden | locosoft.nl | Disclaimer | Sitemap

Support Client

Mail Support

Contact