Waarom ERP software gebruiken?

Nieuws

Op de hoogte blijven? Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het laatste Locosoft nieuws als eerste in uw mailbox.


Waarom ERP software gebruiken? 21-04-2017

"Een ERP systeem is een belangrijke applicatie die alle afzonderlijke afdelingsfunctionaliteiten integreert in één enkele software-applicatie."

Een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem integreert interne en externe management informatie binnen uw gehele organisatie. Van boekhouding, artikelbeheer, verkoop, inkoop tot en met uw relaties. Een ERP-systeem automatiseert al deze activiteiten in een geïntegreerde software applicatie. Het doel is om de stroom van informatie tussen alle afdelingen en processen binnen de grenzen van uw organisatie te vereenvoudigen.

Een ERP-systeem maakt het makkelijker om de werkzaamheden van verschillende afdelingen te volgen middels een workflow. Ook verlaagd deze de kosten voor het handmatig bijhouden en dupliceren van gegevens zoals dat nu wellicht gebeurt in afzonderlijke en verschillende systemen.

 

Vier redenen om te kiezen voor een ERP-systeem.

  1. Iedere afdeling heeft zijn eigen softwarepakket
  2. Informatie is moeilijk boven water te krijgen
  3. Uw IT beheer wordt complex en kostbaar
  4. Er gaat veel tijd verloren bij communicatie

 

1. Iedere afdeling heeft zijn eigen softwarepakket

U maakt gebruik van verschillende soorten software voor verschillende doeleinden binnen uw organisatie.  Een voorbeeld dat we vaak zien:

  • Boekhouding maakt gebruik van een stand-alone applicatie voor de administratie
  • Inkoop plaatst bestellingen via e-mail en bekijkt materialen op basis van een Excel van de leverancier
  • Verkoop maakt offertes en orders in Word en Excel, ook leads en verkoopkansen worden bijgehouden in Excel.
  • De helpdesk registreert telefoontjes van klanten in Excel-bestanden en e-mail in een Outlook-map.
  • Management gebruikt Excel om gegevens uit verschillende systemen samen te voegen, waarbij iedereen naar ‘zijn versie van de waarheid’

Bovenstaande leidt ertoe dat dezelfde gegevens meerdere malen worden ingevoerd in verschillende systemen. Dit is niet alleen tijdrovend, maar vergroot ook de kans op fouten. De ideale omstandigheden om uw organisatie te runnen is op basis van consistente gegevens die een duidelijk beeld geven van de werkelijke, huidige situatie. Herkent u zich in bovenstaande? Dan zijn er voor uw organisatie mogelijk kansen om efficiënter te gaan werken.

 

Met een ERP-systeem is het voor al uw afdelingen mogelijk om samen te werken in één systeem. Een ERP-oplossing integreert de informatie van alle verschillende afdelingen binnen uw gehele organisatie. Het voordeel hiervan is dat bijvoorbeeld klant, inkoop, financiële of voorraadinformatie voor uw gehele organisatie inzichtelijk zijn en slechts één keer worden ingevoerd. Hiermee bespaart u direct tijd en voorkomt u fouten

 

2. Informatie is moeilijk boven water te krijgen

In uw organisatie wordt veel gebruik gemaakt van spreadsheats voor het verzamelen en

samenvoegen van allerlei soorten informatie.

Iedereen gebruikt zijn eigen spreadsheet en kijkt naar ‘zijn versie van de waarheid’. Ondertussen heeft niemand hetzelfde beeld en kijkt iedereen naar andere gegevens. Wie heeft de laatste versie? Wat is er veranderd? Waarom staat deze informatie er niet in? Dit zijn enkele vragen die veelal besproken worden, terwijl uw organisatie beter af is als u in staat bent om vooruit te kijken; wat gaat er gebeuren en hoe kunnen we hier op inspelen?

Naast informatie van uw organisatie is ook klantinformatie moeilijk boven water te krijgen. Gegevens worden versnipperd vastgelegd in allerlei systemen en het onderling uitwisselen van deze gegevens kost u veel tijd. Ook zijn niet alle systemen overal benaderbaar.

Een ERP-oplossing biedt uitkomst; door de integratie van alle verschillende afdelingssystemen met bijhorende informatie, beschikt u altijd over een real-time beeld van uw organisatie. Omdat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt, is er nu ook echt sprake van ‘één waarheid’. Uw gegevens worden zichtbaar voor uw gehele organisatie, beslissingen kunnen sneller worden genomen en met minder fouten. U krijgt een eenduidig beeld van uw organisatie door een uniform rapportagesysteem, over alle afdelingen en functies heen.

Veranderingen die worden gemaakt door boekhouding, inkoop of verkoop hoeven niet langer gesynchroniseerd te worden; ze staan immers in hetzelfde systeem. Daarnaast heeft u met een ERP-oplossing de mogelijkheid om een uitgebreide rollen en rechten structuur in te richten waarmee u exact kunt bepalen welk type gegevens zichtbaar zijn voor uw medewerkers of klanten.

 

3. Uw IT beheer wordt complex en kostbaar

Het in de lucht houden van uw verschillende applicaties is een dagtaak geworden voor uw IT-afdeling. Het koppelen van de verschillende systemen eist na elke update alle aandacht op. Voor ondersteuning bent u afhankelijk van verschillende partijen, waarbij u met regelmaat van het kastje naar de muur wordt verwezen.

De totale kosten die gemoeid zijn met de verschillende applicaties die u in huis heeft zijn niet helder en soms zelfs verwarrend. Denk hierbij aan kosten voor de applicatie, onderhoud, maatwerk, training, ondersteuning, hardware, updates, koppelingen, enzovoorts.

Met een ERP systeem vereenvoudigt u het beheren en het up-to-date houden van uw systemen. Omdat veel verschillende, vaak zelfs alle, afdelingsspecifieke functies zijn ondergebracht in één systeem, hoeft u zich geen zorgen te maken over de integratie en koppelingen naar elkaar. Daarnaast heeft u slechts 1 partij waar u zich tot hoeft te wenden in het geval dat u ondersteuning nodig heeft.

Tot slot wordt het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers ook een stuk overzichtelijker; iedereen werkt immers vanuit eenzelfde applicatie.

 

4. Er gaat tijd verloren bij communicatie tussen medewerkers, afdelingen en klanten

 

Iedere afdeling heeft zijn processen aardig onder controle. Helaas gaat er veel tijd verloren bij het overdragen van taken en informatie tussen verschillende afdelingen. Informatie over een klant wordt op twee of soms wel meer plekken opgeslagen. Andere informatie zoals de status van een order is voor andere afdelingen dan de verkoop niet terug te vinden.

Draag taken en handelingen consistent over aan andere functies of afdelingen met inzet van een werkstroom. Dit is een krachtig hulpmiddel binnen een ERP-oplossing. Met een werkstroom kunt u informatie en taken doorzetten naar verschillende afdelingen. Hiermee garandeert u een gestroomlijnde, snelle overdracht waarbij alle belangrijke gegevens direct worden meegenomen.

Denk bijvoorbeeld aan de klantgegevens die worden ingevoerd bij een offerte, deze worden automatisch meegenomen als de status promoveert naar een bestelling. Vervolgens is dezelfde informatie leidend voor uw financiële afdeling. Mocht daarnaast een klant contact opnemen en informeren naar een bestelling, of factuur, is dit voor u direct inzichtelijk, u weet exact wat er speelt waardoor u uw klant direct en volledig te woord kan staan.

 

Klik hier voor meer informatie over ons ERP systeem Affinity of neem contact met ons op.


Terug naar overzicht Terug naar vorige pagina

© 2017 Locosoft B.V. Alle rechten voorbehouden | www.locosoft.nl