De voordelen van een digitaal archief

Nieuws

Op de hoogte blijven? Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief en ontvang het laatste Locosoft nieuws als eerste in uw mailbox.


De voordelen van een digitaal archief 16-06-2017

Organisaties hebben te maken met grote hoeveelheden documenten. Die moeten allemaal verwerkt en opgeslagen worden. Een bomvol en ongestructureerd fysiek archief werkt vaak in het nadeel van een organisatie. Het is tijdrovend, kostbaar en frustrerend.

 

Een digitaal archief is een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van documenten: gescande papieren documenten, office-documenten, presentaties, foto’s, tekeningen, kortom alles wat als digitaal object opgeslagen kan worden.

 

Wat is digitaal archiveren?

In een digitaal archief worden alle bedrijfsdocumenten verwerkt die ook in een fysiek archiefopslag terug te vinden zijn. Digitaal archiveren betekent dat alle papieren documenten van het archief gedigitaliseerd worden. Dit kunnen tekstdocumenten zijn, maar ook foto’s of een presentatie.

Alle documenten zijn uiteindelijk in één systeem beheerd en kunnen makkelijk worden bekeken.

 

Waarom een digitaal archief?

Allereerst neemt een digitaal archief veel minder ruimte in. Het enige vereiste is apparatuur om documenten te scannen en een locatie om het op te slaan en te beheren. Een digitaal archief biedt ook een stuk veiligheid, indien er back-ups worden gemaakt van het archief. Het digitaal archief is dan namelijk beschermd tegen bijvoorbeeld brand- en waterschade. Daarnaast is het digitaal archief overal beschikbaar, 24/7.

 

Documenten scannen

Een papieren archief digitaliseren kost tijd. Alle bedrijfsdocumenten moeten uiteindelijk gedigitaliseerd worden door middel van een scanner. Dit kan uitbesteed worden, er zijn bedrijven die dit voor je kunnen uitvoeren, maar u kunt er ook zelf mee aan de slag gaan.

Een goede scanner, die snel en efficiënt scant is dan ook geen overbodige luxe.

Kies dus niet voor een goedkope scanner die slechts één vel papier per opdracht scant.

 

Optical Character Recognition (OCR)

Met de professionele OCR techniek (tekstherkenning) worden alle documenten opvraagbaar gemaakt over de gehele inhoud van het document. Zo kunnen documenten worden opgezocht middels ieder woord dat hierop voorkomt. Er wordt automatisch gezocht in zowel gescande als digitale documenten. Alle gevonden documenten worden getoond in één overzicht, met de meeste relevante bovenaan.

 

Digitaal archief koppelen met bestaande systemen

Het is mogelijk om het digitale archief te koppelen met systemen die reeds in gebruik zijn bij een organisatie om een optimaal resultaat te behalen.

 

Voordelen

  • De kwaliteit van uw documenten blijft constant
  • Een digitaal archief is niet kwetsbaar voor bedrijfsschade
  • Een online digitaal archief is altijd en overal ter wereld beschikbaar
  • Minder kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste documenten
  • Je klanten sneller van dienst zijn
  • Integratie met Office- en Outlook
  • Voor iedere branche geschikt 

Tips voor uw digitaal archief

  • Start een nieuw jaar met nieuwe mappen
  • Maak onderscheid tussen werkdocumenten en bewaardocumenten
  • Maak afspraken met collega’s
  • Ruim regelmatig op
  • Wees duidelijk in uw documentnamen

 

Interesse?

Neem contact met ons op voor een gratis proefversie of een afspraak!

 


Terug naar overzicht Terug naar vorige pagina

© 2017 Locosoft B.V. Alle rechten voorbehouden | www.locosoft.nl